Trong khi mục tiêu chính của việc Quản lý kho bãi (Warehouse management) là giảm tối đa chi phí tồn kho, đặt hàng và giao nhận thì Quản lý hàng tồn kho (Inventory management) luôn đặt việc đảm bảo lượng hàng tồn kho sẵn có (available stock) đáp ứng yêu cầu trong mọi thời điểm lên hàng đầu đồng thời giảm chi phí, vốn đầu tư vào việc lưu kho.
Việc dự trữ hàng tồn kho rất quan trọng nhưng đặc biệt tốn kém nên đối với các mặt hàng với đặc điểm khác nhau thì chiến lược lưu kho không thể giống nhau. Ví dụ dưới đây minh hoạ phương pháp ABC, XYZ sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn cách lựa chọn chiến lược lưu trữ phù hợp cho từng loại mặt hàng.
Bước 1: Xác định giá trị hàng hoá cần hằng năm (bảng 1) (Value = Quantity * Price)
Bước 2: Dựa vào Bảng 1, phân loại các sản phẩm vào Nhóm A, B, C
Tính % giá trị mỗi sản phẩm trong tổng giá trị và sắp xếp từ cao đến thấp.
- Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm từ 70－80% so với tổng giá trị hàng hoá sự trữ. Những mặt hàng nhóm này thường
+ Có tính chọn lọc nhà cung cấp cao,
+ Cần sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng,
+ Cần mua hàng liên tục. - Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm khoảng 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ, cần
+ Đơn giản hoá quy trình mua hàng
+ Thời gian giữa các lượt đặt hàng dài
+ Safety stock mặt hàng C cao, không cần mua đặt mua nhiều lần bởi chi phí lưu kho mặt hàng C vẫn ít hơn nhiều chi phí vận chuyển. (Bảng 2) - Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có
giá trị hàng năm ở mức trung bình.
Bước 3: Kết hợp phương pháp phân loại XYZ được dùng để đánh giá mức độ biến động nhu cầu đối với từng mặt hàng:
- X là hàng hóa có nhu cầu ổn định, thường có mức độ biến thiên dưới 15%, số lượng hàng hóa bán ra trong mỗi kỳ gần như là giống nhau.
- Y là hàng hóa mà có đặc trưng theo nhiều xu hướng khác nhau (mùa vụ, tăng hoặc giảm nhu cầu theo thị hiếu/quảng cáo…), độ biến thiên từ 15-50%.
- Z là hàng hóa mà khi bán không thể dự báo được bấtkỳ điều gì (có độ biến thiên trên 50%).
Nhóm hàng AX, AY, BY phù hợp hệ thống giao nhận Just – In – Time bởi cả 3 đều cần dự đoán chính xác và chiến lược không sớm, không muộn, không thừa, không thiếu là sự lựa chọn tối ưu nhất đối với chi phí của 3 nhóm hàng này.
Ngoài ra, việc phân tích này cần phải tính đến những vấn đề như thời gian thay thế, tần suất thay đổi hàng hóa, chi phí thiếu hụt hàng, tối đa và tối thiểu hàng tồn kho đấy các bạn.
